こんにちは！仕事や暮らしを「変える」テクニックで、毎日をちょっと豊かに、そして早く「帰る」ためのお手伝いをするブログ「かえテク！」の、定時デカエルです。
以前、このブログで「Outlook（アウトルック）の検索でメールが出てこない」とお悩みの方へ、検索のコツをご紹介したのを覚えていらっしゃいますか？
（↓その記事がこちらです！）
「Outlook（アウトルック）の検索でメールが出てこない」とお悩みの人に（Outlook検索）
あの記事では、クイック検索のコツとして「"（ダブルクォーテーション）で囲む」ことや、「件名:」を使う方法、そして最終手段として「Ctrl + Shift + F」で呼び出せる『高度な検索』画面を使うと便利ですよ、とお伝えしました。
ところが、です。
最近のOutlookにアップデートしたら、「Ctrl + Shift + F を押しても、あの便利な”高度な検索”画面が出てこない！」「あのボタンはどこへ消えたの？」と困っている方、多いんじゃないでしょうか。
そうなんです。実は、最新のOutlookでは、あの分かりやすい専用画面が廃止（または機能が大幅に変更）され、検索機能が検索ボックスに統合されました。
その代わりに標準となったのが、検索ボックスに直接「コマンド」を打ち込んで検索する 「AQS (Advanced Query Syntax)」 という方法なんです。
「え、コマンド？なんだか難しそう…」と不安になった、そこのあなた。大丈夫です！
これは、以前の記事で紹介した 件名:"キーワード" というテクニックの、いわば)「完全版・上級編」のようなもの。
この記事では、”高度な検索”画面がなくても自在にメールを探し出せる、AQSの基本から実践的なテクニックまで、分かりやすく解説します。
これをマスターすれば、1日に何分も（人によっては何十分も！）かかっていたメール探しの時間がゼロに近づき、その分早く仕事を終えて「定時で帰る」ことができますよ！
さあ、一緒に「検索マスター」になって、快適なOutlookライフを手に入れましょう！
Outlookの「高度な検索」画面はどこへ消えた？
以前の記事で紹介した「Ctrl + Shift + F」で起動する「高度な検索」画面は、差出人や件名を細かく指定できる便利な機能でした。
ですが、最近のOutlookではこの機能が検索ボックスに統合され、実質的に「廃止」されてしまったんです。
その代わりに標準となったのが、検索ボックスに直接「コマンド」を打ち込んで検索する「AQS (Advanced Query Syntax)」という方法です。
例えるなら、レストランで店員さん（高度な検索画面）に細かく注文していたのが、食券機（検索ボックス）で決まったボタン（AQSコマンド）を押すスタイルに変わった、というイメージですね。
最初は戸惑うかもしれませんが、この「AQS」、ルールさえ覚えてしまえば、以前の何倍も速く、正確に目的のメールを見つけ出せる、最強の武器になるんです！
AQS検索の基本ルール（前回のおさらい）
AQSの基本はとってもシンプル。「プロパティ（何を）:検索値（なにで）」この形で入力するだけです。
基本の型： プロパティ:検索値
これは、以前の記事で紹介した 件名:キーワード と全く同じルールですね。
「プロパティ」というのは、「差出人」や「件名」といった検索したい項目のこと。「検索値」は、探したい具体的な名前や単語のことです。
例えば、「山田さん」から来たメールを探したい場合は、検索ボックスにこう入力します。
from:山田
「:」（コロン）は半角でも全角でも大丈夫なことが多いですが、確実に動作させるために半角の:で入力するクセをつけるのがオススメです。
「だれから？」「だれへ？」を探す
人物に関する検索は、以下のコマンドが基本です。
- 差出人 (From): from:山田太郎
- 宛先 (To): to:鈴木さん
- CC: cc:佐藤部長
- BCC: bcc:高橋
「件名」や「本文」から探す
メールの内容で探す場合はこちらです。
- 件名 (Subject): subject:会議 （または 件名:会議）
- 本文 (Body): body:緊急 （または 本文:緊急）
「添付ファイル」の有無で探す
「あの資料、添付されてたはず…」という時に便利です。
- 添付ファイルあり: hasattachment:yes （または 添付ファイル:あり）
- 添付ファイルなし: hasattachment:no （または 添付ファイル:なし）
「いつ？」日付で探す
日付の指定もできます。これ、すごく便利ですよ！
- 受信日 (Received): received:today (今日) / received:yesterday (昨日) / received:"this week"（今週）
- 送信日 (Sent): sent:"last week" (先週) / sent:2024/10/30
【重要】検索精度を爆上げする「3つ」の黄金ルール
基本を覚えたら、次は検索の精度を劇的に上げるための「3つのルール」です。これを守るだけで、検索結果がウソみたいに絞り込めますよ！
ルール1：スペースを含む言葉は「””」（二重引用符）で囲む
これは、以前の記事でもお伝えした「完全一致検索」のテクニックですね。AQS検索では、これが最も重要なルールと言っても過言ではありません。
例えば、subject:月次 報告書 と入力すると、Outlookは「件名に『月次』または『報告書』が含まれるメール」を探してしまいます。これでは関係ないメールまでヒットしますよね。
そこで、subject:"月次 報告書" のように、" (二重引用符、ダブルクォーテーション)で囲みます。こうすることで、「件名に『月次 報告書』というフレーズが、この順番で、ひとかたまりで含まれるメール」だけを探してくれます。
「山田 太郎」さんのような姓名の間や、「株式会社 かえテク」のような会社名も、"で囲むクセをつけましょう！
ルール2：組み合わせは「AND」「OR」「NOT」 (大文字＆半角スペース必須！)
複数の条件を組み合わせたい時は、論理演算子を使います。これがAQSの真骨頂です！
ここで守るべきルールは2つ。「①必ず大文字で入力する」こと、そして「②演算子の前後に必ず半角スペースを入れる」ことです！
❌ ダメな例： from:山田ANDsubject:報告書 （大文字だけどスペースがない）
❌ ダメな例： from:山田 and subject:報告書 （スペースはあるけど小文字）
⭕️ 良い例： from:山田 AND subject:報告書
もし小文字で入力したり、スペースを忘れたりすると、Outlookはそれを「接続詞」ではなく、ただの検索単語（「and」という文字が含まれるメールを探す）と勘違いしてしまいます。
「大文字」と「前後の半角スペース」、これはセットで覚えてくださいね！
- AND (かつ)：両方の条件を満たす
例：from:山田 AND subject:報告書
（山田さんから届いたメールで、かつ件名に「報告書」が入っている） - OR (または)：どちらかの条件を満たす
例：from:山田 OR from:鈴木
（山田さんまたは鈴木さんから届いたメール） - NOT (〜ではない)：その条件を除外する（- ハイフンでも代用可）
例：subject:会議 NOT from:佐藤
（件名に「会議」と入っているメールのうち、佐藤さんからのメールは除外）
ルール3：コマンドは「日本語」より「英語」がオススメ
前回の記事でも 件名: という日本語のコマンドを紹介しましたが、実はこれ、PCの言語設定によってはうまく動かない場合があります。
一方で、subject: や from: といった「英語」のコマンドは、どんな環境でも共通で動きます。
長く安定して使いこなすためには、できるだけ英語のコマンド（subject, from, to, body など）で覚えることを、私は強くオススメします！
【コピペOK】よく使うAQS検索コマンド一覧表
特によく使う、便利なAQSコマンドを表にまとめました。そのままコピーして、検索値（「山田太郎」や「レポート」の部分）だけ書き換えて使ってみてください。
| 検索したいこと | AQSコマンド (英語推奨) | コピペ用 構文例 |
|---|---|---|
| 差出人 | from (または 差出人) | from:"山田 太郎" |
| 宛先 | to (または 宛先) | to:suzuki@example.com |
| CC | cc | cc:佐藤 |
| 件名 | subject (または 件名) | subject:"【重要】月次レポート" |
| 本文 | body (または 本文) | body:議事録 |
| 添付ファイルあり | hasattachment | hasattachment:yes |
| 受信日 (特定日) | received | received:2024/10/31 |
| 受信日 (期間) | received | received:2024/10/1..2024/10/31 |
| 受信日 (相対) | received | received:"last month" (先月) |
| 未読メール | isread | isread:no |
よくある悩み：日本語（全角）がうまく探せない時の対処法
「コマンドは完璧なはずなのに、日本語の社名や名前がうまくヒットしない…」という時の、ちょっとしたコツをご紹介します。
- 対処法1：とにかく「””」で囲む
ルール1でもお伝えしましたが、これが一番効きます。特に「（株）」や「！」のような記号、全角スペースを含む場合は、必ず " で囲んで「完全一致」で探させてみてください。
例： subject:"【至急】１月分のお願い（株）かえテク" - 対処法2：フリガナ（よみがな）で探す
Outlookの連絡先に登録されている名前の場合、漢字ではなく「フリガナ」で登録されている情報（Yomi名）を検索しにいくことがあります。
「山田太郎」でダメなら from:やまだ や from:やまだたろう で検索してみると、あっさり見つかることもありますよ。
【上級編】AQSを「辞書登録」して検索スピードをさらに爆速化！
さて、AQSコマンドの基本と応用ルールをマスターしたあなたに、もう一歩先の「神速」テクニックを伝授します！
それは、よく使うAQSコマンドを、お使いのPCの日本語入力システム（IME）に「辞書登録」してしまうという裏ワザです。
「え、そんなことできるの？」と思った、そこのあなた。これが驚くほど効果的なんです！
毎回 subject: や hasattachment:yes と英語で打ち込むのは、正直ちょっと面倒ですよね。特に、 AND や OR は「大文字で、前後に半角スペース」というルールを忘れて、検索がうまくいかない…なんて経験、ありませんか？
辞書登録は、そんな小さなストレスを一掃し、あなたのメール検索を”無意識レベル”の速さへと引き上げてくれますよ！
【メリットだらけ！】辞書登録で得られる効果
- 入力が爆速に！
「けんめい」と打って変換すれば subject: が、「てんぷ」と打てば hasattachment:yes が一発で入力できます。 - 面倒なルール忘れ＆タイプミスと無縁に！
「大文字にする」「前後に半-角スペースを入れる」といったAQSの重要ルールを、登録する時に設定してしまえばOK。もう間違えることはありません！ - 「いつもの検索」を定型文として保存できる！
「山田さんからの月次報告」のように、頻繁に使う複雑な検索条件も丸ごと登録できます。
【コピペで登録！】おすすめ辞書登録パターン
ここでは、私が実際に登録していて「これは便利！」と感じるものを厳選してご紹介します。WindowsのMicrosoft IMEやGoogle日本語入力などで、ぜひ試してみてください。
辞書登録のやり方はこちらの記事で詳しく紹介しているので、辞書登録のやり方がわからない場合はまずこちらをご覧ください。
| よみ | 登録する語句 | ポイント |
| ふろむ | from: | 基本中の基本コマンド |
| けんめい | subject: | これも必須ですね |
| てんぷ | hasattachment:yes | yesの後ろに半角スペースを入れておくと次の入力がスムーズ！ |
| みどく | isread:no | 未読メール検索も一瞬です |
| あんど | AND | 【超重要】 前後に半角スペースを含めて登録するのが神速のコツ！ |
| おあ | OR | こちらも同様に、前後に半角スペースを入れましょう |
| のっと | NOT | 同上です！ |
| やまだほうこく | from:”山田 太郎” AND subject:”月次報告” | 【応用例】 このように、自分専用の検索セットを作ると本当に便利！ |
特に便利なのが あんど の登録です。前後に半角スペースを含めて登録しておくことで、「from:山田 あんど subject:報告」と入力・変換するだけで、from:山田 AND subject:報告 という完璧なAQS構文が完成するんです！
この一手間が、未来のあなたの残業時間を確実に減らしてくれますよ。
まとめ：AQSを制する者は、Outlookを制す！
今回は、Outlookの「高度な検索」に代わる新しい検索方法、「AQS (Advanced Query Syntax)」について、基本から実践までご紹介しました。
- 基本は プロパティ:検索値 （例： from:山田）
- スペースを含む語句は "（二重引用符）で囲む （例： subject:"月次 報告書"）
- 組み合わせは 大文字の AND, OR, NOT を使う
- ↑AND等の前後に半角スペースを忘れずに！
- コマンドは英語（from, subject など）で覚えるのが確実
- よく使うAQSコマンドは辞書登録で爆速化
最初は少しとっつきにくいAQSですが、このルールさえ押さえれば、メール探しの時間は劇的に短縮できます。
加えて、メールの件名を規則正しく記載する、これを意識するとこの検索ルールがより強力なものになります！
浮いた時間で、本当にやるべき仕事に集中したり、少し早く仕事を切り上げてリフレッシュしたり…。まさに、仕事や暮らしを「変える」テクニックですよね！
ぜひ、明日からあなたのOutlookで試してみてください。
最後までお読みいただき、ありがとうございました！
定時デカエルでした。
